KI-Telefonassistenz für euren Alltag
Dein Team hat
alle Hände voll.
Wir gehen ran.
Auf der Baustelle, in der Zahnarztpraxis oder an der Hotelrezeption: Euer KI-Telefonassistent nimmt Anliegen auf, beantwortet Routinefragen und bereitet Rückrufe vor.
Auf eure Abläufe eingerichtet. Persönlich betreut.
„Ich möchte meine Heizung warten lassen.“
„Gern. Ich nehme Ihre Anfrage für unser Büro auf.“
Anliegen · Adresse · Rückrufnummer
Anrufe auffangen
Auch wenn gerade niemand ans Telefon kann.
In Ruhe weiterarbeiten
Weniger Unterbrechungen bei wiederkehrenden Fragen.
Rückrufe vorbereiten
Anliegen und Angaben liegen für euer Team bereit.
Ein Telefonassistent. Eure Abläufe.
Passt sich eurem Betrieb an.
Nicht umgekehrt.
Andere Anrufer, andere Fragen. Wir richten Gesprächsführung und Übergaben auf euren Arbeitsalltag ein.
Auf der Baustelle
Du arbeitest beim Kunden. Dein Telefon arbeitet mit.
Wartungstermine, neue Anfragen, Rückrufwünsche: Der Assistent nimmt die nötigen Angaben auf. Dein Büro bekommt eine vorbereitete Anfrage, mit der es weiterarbeiten kann.
Erstgespräch buchenBeispielgespräch · zur Veranschaulichung
Ich möchte meine Heizung warten lassen. Können Sie mich dazu zurückrufen?
Gern. Wie heißen Sie und unter welcher Nummer erreichen wir Sie? An welcher Adresse steht die Heizung, und wann passt ein Rückruf?
- Anliegen und Anlagenadresse
- Name und Rückrufnummer
- Gewünschte Erreichbarkeit
Dringende Anliegen werden nach euren Regeln übergeben. Technische Entscheidungen bleiben bei euren Fachkräften.
Am Empfang
Mehr Aufmerksamkeit für die Patienten vor euch.
Terminwünsche, Absagen und Fragen zu Sprechzeiten: Der Assistent unterstützt euren Empfang bei wiederkehrenden Anliegen. Euer Team kann sich um die Patienten in der Praxis kümmern.
Erstgespräch buchenBeispielgespräch · zur Veranschaulichung
Ich kann meinen Termin morgen leider nicht wahrnehmen.
Ich nehme Ihre Nachricht für den Empfang auf. Wie heißen Sie, um welche Uhrzeit ist Ihr Termin und unter welcher Nummer erreichen wir Sie?
- Name und Terminzeit
- Anliegen für den Empfang
- Rückrufnummer für Rückfragen
Direkte Terminänderungen hängen von eurer Praxissoftware ab. Medizinische Fragen gehen an euer Praxisteam.
An der Rezeption
Für die Gäste vor Ort da. Für Anrufer erreichbar.
Während ihr Gäste begrüßt, beantwortet der Assistent hinterlegte Fragen zu Anreise, Frühstück oder Parkplätzen und nimmt Reservierungs- und Sonderwünsche auf.
Erstgespräch buchenBeispielgespräch · zur Veranschaulichung
Wir reisen am Freitag spät an. Ist ein Check-in nach 22 Uhr möglich?
Ich nehme Ihre Anfrage für die Rezeption auf. Auf welchen Namen läuft Ihre Buchung, wann kommen Sie voraussichtlich an und unter welcher Nummer erreichen wir Sie?
- Buchungsname und Anreisetag
- Voraussichtliche Ankunft
- Kontakt für die Bestätigung
Verbindliche Buchungen und Verfügbarkeiten setzen eine passende Anbindung voraus. Besondere Wünsche bestätigt euer Team.
Was wir euch abnehmen
Vom ersten Klingeln
bis zur Übergabe.
Ein gutes Gespräch hilft beiden Seiten: Der Anrufer weiß, wie es weitergeht. Euer Team hat die Informationen, die es braucht.
Erstgespräch buchenAnnehmen & verstehen
Anrufe entgegennehmen, das Anliegen klären und vereinbarte Informationen erfragen.
Fragen beantworten
Auskunft auf Basis eurer hinterlegten Informationen – etwa zu Öffnungszeiten, Leistungen oder Anreise.
Termine vorbereiten
Terminwünsche aufnehmen oder mit einer passenden Anbindung direkt in eurem Kalender buchen.
An euer Team übergeben
Die nötigen Angaben an die richtige Stelle bringen. Ihr legt Zuständigkeiten und Grenzen fest.
Mit eurem Wissen.
Von uns eingerichtet.
Ihr kennt euren Betrieb. Wir kümmern uns um Gesprächsabläufe, Anbindungen und die laufende technische Betreuung.
Zusammenarbeit mit klaren Grenzen
Unterstützt euer Team.
Bleibt unter eurer Kontrolle.
- Ihr bestimmt, wann er übernimmt.
Zum Beispiel bei besetzter Leitung, zu Stoßzeiten oder nach Feierabend.
- Die Übergabe ist klar geregelt.
Wir legen fest, welche Anliegen weitergeleitet werden und wer Rückrufe übernimmt.
- Wir betreuen die Technik persönlich.
Gesprächsqualität prüfen, Informationen aktualisieren, Abläufe anpassen. Kundenfälle übernimmt euer zuständiges Team.
So starten wir
Erst euren Alltag verstehen.
Dann das Telefon übernehmen.
Wir beginnen mit einem klaren Umfang und testen typische Gespräche gemeinsam mit euch.
Kennenlernen
Welche Anrufe kosten euch Zeit? Wir schauen auf typische Anliegen, eure Nummer und eure vorhandenen Systeme.
Einrichten
Ihr legt Antworten und Zuständigkeiten fest. Wir richten den Assistenten und die vereinbarten Anbindungen ein.
Gemeinsam testen
Wir spielen eure Alltagssituationen durch und prüfen, ob Angaben und Übergaben stimmen.
Starten & betreuen
Nach eurer Freigabe startet der Assistent. Wir begleiten den Betrieb und passen die Abläufe an.
Ein klarer Leistungsumfang
Ihr wisst, was ihr bekommt.
Und was es kostet.
Nach dem Erstgespräch bekommt ihr ein Angebot passend zu eurem Anrufvolumen, euren Abläufen und den benötigten Anbindungen.
Erstgespräch buchen- 01
Einrichtung
Gesprächsabläufe, Anbindungen und gemeinsame Tests.
- 02
Laufende Betreuung
Technischer Betrieb und vereinbarte Anpassungen.
- 03
Nutzung
Enthaltenes Volumen, Mehrverbrauch und Laufzeit klar im Angebot.
Können wir unsere Telefonnummer behalten?
Wir prüfen die Einrichtung mit eurer bestehenden Telefonanlage. Häufig lässt sich der Assistent über eine Rufweiterleitung einbinden – zum Beispiel bei besetzter Leitung, nach einer Wartezeit oder außerhalb eurer Öffnungszeiten.
Muss der Assistent alle Anrufe übernehmen?
Nein. Wir legen gemeinsam fest, wann er unterstützt. Ihr könnt mit ausgewählten Zeiten oder Anrufarten anfangen und den Umfang nach den ersten Erfahrungen erweitern.
Kann er Termine direkt buchen?
Das hängt von eurem Kalender, eurer Praxis- oder Hotelsoftware und dem vereinbarten Umfang ab. Eine direkte Buchung richten wir nach Prüfung der Anbindung ein. Andernfalls erhält euer Team einen strukturierten Terminwunsch.
Was passiert bei schwierigen oder dringenden Anliegen?
Wir definieren feste Übergaberegeln: zum zuständigen Mitarbeiter, an euren Bereitschaftskontakt oder als Rückrufaufgabe. Der Assistent stellt keine medizinischen Diagnosen und trifft keine eigenständigen technischen Einsatzentscheidungen.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Der Assistent stellt sich als KI-Telefonassistent vor. Er spricht mit den Anrufern, fragt fehlende Angaben nach und erklärt den nächsten Schritt. Wir legen gemeinsam fest, wie ein Mensch erreichbar bleibt.
Wie geht ihr mit Gesprächsdaten um?
Vor dem Start klären wir, welche Daten benötigt werden, welche Dienstleister sie verarbeiten, wer Zugriff erhält und wann sie gelöscht werden. Dazu gehören die passenden Vereinbarungen und Hinweise für Anrufer. Für sensible Angaben definieren wir besondere Grenzen.
Was kostet die Telefonassistenz?
Ihr bekommt ein Angebot mit klaren Bestandteilen: einmalige Einrichtung, laufende Betreuung und Nutzung. Anrufvolumen, Gesprächsabläufe und benötigte Anbindungen bestimmen den Umfang. Enthaltene Leistungen, Mehrverbrauch und Laufzeit stehen im Angebot.
Wie viel Arbeit haben wir mit der Einrichtung?
Ihr bringt euer Betriebswissen ein: typische Anfragen, Zuständigkeiten und gewünschte Antworten. Wir richten die Abläufe ein und testen sie gemeinsam mit euch. Den Starttermin vereinbaren wir abhängig vom Umfang und den benötigten Zugängen.
Lasst uns über euer Telefon sprechen.
In 15 Minuten schauen wir auf eure häufigsten Telefonanliegen, eure vorhandenen Systeme und die Übergabe an euer Team. Wählt im Kalender einen passenden Termin. Danach wisst ihr, welcher Einstieg für euren Betrieb sinnvoll ist.